＜コラム＞日本の郵便物の管理。実家にするか？私書箱にするか？

海外発送はそれほど重要じゃない

出国後の日本の郵便物の管理をどうするかという選択肢は知人(親戚)に頼むか、業者(私書箱)にするか、いっそのこと諦めてしまうかの三択しかありません。

 

一番のポイントは私書箱はお金がかかりますのでその費用に見合うだけのサービスがあるのか？自分には必要か？ということです。

 

まず最初に引っかかるのが「海外」という言葉です。海外宛だから自分が依頼予定の身近な人には対応が難しいだろうと考えがちですが、実はそこはあまり重要ではありません。

お荷物用の海外転送会社はたくさんありますので日本の商品は海外から自分で買って業者に送れば海外まで発送してくれます。私書箱の利用はあくまで郵便物をどうするかで考えるべきなのです。「海外発送」はその後でも十分対応策はあります。

 

精神面：プライバシーと気兼ねをどう考えるか

一番の問題はやはり精神面でしょう。頼む相手によってはお互いに精神的に負担となる場合もありえます。主に3つの要因がありますが、ストレスとなるなら「最初からお金で解決」も大事な考え方です。もちろん、そんな気を遣う間柄ではないという事であれば精神面はクリアと言えるでしょう。

1.プライバシー

通販のDMなど発送元を知られたくない場合、はがきの文章が意図せずとも読めてしまう場合、クレジットやローン・銀行残高など金銭が絡む場合など、郵便物管理を依頼した場合にはプライバシーを保つのはある程度あきらめなくてはなりません。 実家や家族、知人だからこそ知られたくないと思う人も多いです。業者対応であれば開封スキャンも簡単です。中身を確認したいけれど知り合いに開封してもらうのは嫌なので手元に来るまで我慢しようかなどと躊躇する必要もありません。

 

2.自分の不満

広告などの不要な郵便物を高い航空運賃をかけてわざわざ送ってもらったり、連絡が遅くて急ぎなのに期限が過ぎてしまったり、書類提出や支払いに困っている等、お願いしている立場上は我慢するしかないことや一方的に頼みごとを重ねているので気が引けるという事も起きてきます。お願いやお礼のメールのやり取りや実際にお返しをすることが意外に煩わしく感じたり、高くついてしまう時もあるかもしれません。

 

3.相手の不満

「いつまで預かるの？」と聞かれてしまう。1年くらいでそのような時期が来るとのお話をよく耳にします。気軽に引き受けてしまったのはいいが、後から面倒と思うこともあるでしょう。言ってくれる場合はまだ良いですが、言わずに不満を抱えていると相手との関係性も崩れてしまう恐れがあります。負担となっていないかの確認・フォローは何度も行うことが大切です。

 

 

準備：時間をかけられれば大丈夫

準備をしっかりとすれば、相手の負担も減りますので私書箱を使用せずとも自分も気兼ねすることが少なく身近な人にお願いできます。下記は、お勧めのご依頼前の準備です。

 

不要郵便物の停止

いらないだろうと思いつつ対応するのは相手も気持ちのいいものではありません。

できるだけ郵便物を整理するのは依頼側の努めです。

 

住所変更・転送(転居届・送り状)

海外住所を記載した宛名や転送会社宛てのラベル印刷、レターパックや封筒、切手など。

必要だと予測できるものは自分であらかじめ準備や記載して用意してあげると親切です。

 

引き落とし(納付書)

支払いは毎月となることも多いですので負担となります。引き落としの手続きは漏れがないよう対応しましょう。公共料金より税金・携帯等の方が漏れやすいです。 

 

金融機関・クレジットカード

本人限定郵便や転送不要郵便などは受け取れなかったり、問い合わせが入ることも考えられます。特に海外居住者の利用を認めていない金融機関をそのままにしておくと迷惑が掛かります。企業の方針に合わせ海外でも利用可能なものに契約を見直すことも必要です。

 

 

作業：要望はほどほどに

準備を怠りなくして相手との関係が良好であれば、それほど長い期間でなければ郵便物の管理を任せても問題出ることは少ないです。ただ、どうしても郵便物の状況が分かり辛いという知人に頼むには少しわがままな要望が残ります。以下、解決法の一案です。

 

①相手に任せる

負担は少ないが、相手の判断次第。不満解消には至らないかもしれない。

②自分から電話

近況報告を兼ねてついでに手紙も確認する。互いに安心できるし、負担も少ない。

③発送を依頼

国際マイページでの送り状設定を済ませておく。印刷し郵便局に出すだけにしておく。

④写真撮影

PCやスマホの写真を共有設定しておけば、撮るだけで確認できます。また、メールやLINEでの送信も可能です。

結論：要望と負担のバランスで決める

お知り合いへの依頼で全てをかなえることはなかなか難しいと思いますが、準備が万全であれば弊社のサービスの8割はクリアできる作業と思います。最後は、して貰いたい事と相手が余り負担にならずに出来ることを上手に組み合わせていくしか方法はありません。もし、要望と負担のバランスが負担側に傾いたら無理をせず私書箱のご利用を検討ください。

 

実は私書箱利用の最大の利点は心配事が1つ減ることです。

もう一つの考え方としては時間軸があります。郵便物は出国後の3か月～半年が1番大変です。その期間は海外の新生活でわからないことも沢山ありますし悩みも多い時期と重なります。

お知り合いに郵便物の管理をお願いできても、その準備や問題点が出た場合の対処をご自身主導で整えることは労力も必要となってきます。慌ただしい出国だったため準備が足なかったり、海外生活で日本の郵便にまで頭が回らなかったりして友人に迷惑をかけてしまうことも十分に考えられます。

業者にはその分野において知識と経験が備わっておりますので、スタートを任せることは心配事を一つ減らすことになります。生活に慣れ、郵便物が落ち着いたら、その後に再検討というのも1つの選択肢として有効な考え方といえるでしょう。

 

 

<追記>2021年よりEMSの電子化がスタートしました。お手紙は手書きの送り状対応は可能ですが、品物はPCで送り状を作れなければ発送できなくなりました。「海外転送」も少しハードルが上がったとお考え下さい。